Veelgestelde vragen
Een administratief ondersteuner focust zich op het voorbereidend
werk van de boekhouding en administratie: het verzamelen, ordenen
en verwerken van documenten zodat alles overzichtelijk en correct
klaarligt voor verdere opvolging. Een erkend boekhouder houdt zich
naast afsluitingen en fiscale verplichtingen ook bezig met
diepgaande controles, wettelijke conformiteit en
eindverantwoordelijkheid over de cijfers. De taken vullen elkaar
dus aan waarbij de administratief ondersteuner zorgt voor een
sterke basis waarop de boekhouder verder bouwt.
Een actuele administratie geeft je beter zicht op je financiële
situatie, helpt fouten sneller te ontdekken en zorgt voor een
vlottere samenwerking met je boekhouder. Het voorkomt ook stress
op het laatste moment.
Scan facturen en documenten in, bewaar ze veilig op een harde
schijf of in de cloud, en werk met geschikte digitale programma’s
om je administratie bij te houden. Btw-plichtige ondernemingen
moeten facturen steeds via Peppol versturen en ontvangen. Voor
niet-btw-plichtigen is dat niet verplicht, maar digitale opslag
blijft nuttig voor efficiënter beheer en betere toegankelijkheid.
Je administratie blijft zo ook overzichtelijker en kan er sneller
en nauwkeuriger gewerkt worden.
Als je te laat bent met het aanleveren van documenten kan dit
leiden tot boetes of nalatigheidsinteresten, gemiste aftrekposten
of belastingvoordelen en fouten in je boekhouding. Ook je
boekhouder heeft dan minder tijd om alles correct te verwerken.
In België moet je als ondernemer of vennootschap minstens zeven
jaar je boekhoudkundige documenten bewaren. Dit omvat facturen,
zowel inkomend als uitgaand, bankafschriften, loonfiches en andere
sociale documenten indien je personeel hebt, contracten met
leveranciers of klanten, onkostennota’s en bonnetjes,
btw-aangiften en andere fiscale documenten alsook overige
boekhoudkundige stukken zoals jaarrekeningen, inventarissen of
ontvangstbewijzen. Digitale kopieën zijn toegestaan, mits ze
authentiek, leesbaar en raadpleegbaar blijven.