Privacybeleid Admin Lumina

Laatste update: 8 juni 2026

Korte samenvatting

Admin Lumina verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn om onze diensten goed uit te voeren, zoals contact- en facturatiegegevens. We verkopen uw gegevens nooit en delen ze enkel wanneer dat wettelijk vereist is of noodzakelijk voor de dienstverlening.

Gegevens worden zorgvuldig beveiligd en niet langer bewaard dan nodig. U heeft altijd het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw gegevens en u kunt bezwaar maken tegen gebruik voor marketing. We gebruiken geen tracking- of marketingcookies. Vragen of verzoeken? Mail naar info@adminlumina.be.

Inleiding

Dit privacybeleid beschrijft hoe Admin Lumina persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en beschermt wanneer gebruik wordt gemaakt van de website en de diensten van Admin Lumina, gevestigd te Hemelseschoot 29, 9160 Eksaarde, ondernemingsnummer BE1026.358.087.

Door gebruik te maken van de website en/of het afnemen van diensten worden persoonsgegevens verwerkt zoals beschreven in dit privacybeleid. Waar wettelijk vereist, wordt expliciet om toestemming gevraagd. Bij wijzigingen wordt het aangepaste beleid gepubliceerd op de website, waarbij ingrijpende wijzigingen proactief worden gecommuniceerd.

Admin Lumina voldoet aan de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR – General Data Protection Regulation), evenals aan alle relevante nationale wetgeving ter bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Wij adviseren gebruikers om dit privacybeleid zorgvuldig te lezen.

Verantwoordelijke voor gegevensverwerking

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is Admin Lumina, handelend onder de naam Sary Flumens, gevestigd te Hemelseschoot 29, 9160 Eksaarde. Deze onderneming is juridisch aansprakelijk voor de naleving van de AVG en andere toepasselijke privacywetgeving met betrekking tot de verwerkte persoonsgegevens.

Voor vragen over het privacybeleid of de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via: info@adminlumina.be.

Welke persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Bij het gebruik van de website en diensten kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt:

• Identificatiegegevens: naam, adres, geboortedatum, nationaliteit, identiteitsnummer
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, eventueel faxnummer
• Bedrijfsgegevens: ondernemingsnummer, btw-nummer, bedrijfsadres, soort onderneming
• Financiële gegevens: bankrekeningnummer (IBAN), facturatiegegevens, betalingsgeschiedenis
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, besturingssysteem, tijdstempel
• Communicatiegegevens: inhoud van e-mails, contactformulieren, telefonisch contact
• Overige gegevens: informatie die vrijwillig wordt verstrekt (bv. bij enquêtes of acties)

Deze gegevens worden uitsluitend verzameld en verwerkt voor specifieke, uitdrukkelijke en legitieme doeleinden en niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met deze doeleinden.

Doeleinden en rechtsgrondslagen van de verwerking

De persoonsgegevens worden verwerkt op basis van één of meerdere van de volgende rechtsgrondslagen uit de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG): verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst met de betrokkene uit te voeren, zoals het leveren van diensten, het afhandelen van betalingen en het verzenden van facturen
• Wettelijke verplichtingen (art. 6.1.c AVG): verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld fiscale bewaarplichten, anti-witwaswetgeving, of verplichtingen voortvloeiend uit de boekhoudwetgeving
• Toestemming van de betrokkene(art. 6.1.a AVG): voor bepaalde verwerkingen, zoals het ontvangen van nieuwsbrieven, commerciële aanbiedingen of profilering, wordt expliciet voorafgaande toestemming gevraagd. Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken. Deze intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die plaatsvonden vóór de intrekking.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG): verwerking kan plaatsvinden indien het belang van Admin Lumina, zoals beveiliging, fraudepreventie of verbetering van diensten, zwaarder weegt dan de privacybelangen van betrokkenen. Hierbij wordt steeds een belangenafweging uitgevoerd, waarbij passende waarborgen worden genomen ter bescherming van de rechten van betrokkenen.

Specifieke doeleinden van verwerking

• Uitvoering en beheer van dienstverlening

  Persoonsgegevens worden verwerkt om de administratieve en boekhoudkundige diensten uit te voeren en te beheren. Dit omvat het aanmaken en bijhouden van klantprofielen, het verwerken van aanvragen en bestellingen, het verzenden van bevestigingen en het afhandelen van betalingen.

• Communicatie

  De gegevens worden gebruikt voor het onderhouden van contact met gebruikers, het beantwoorden van vragen, klachten en verzoeken, en het informeren over wijzigingen in de dienstverlening of het privacybeleid.

• Wettelijke en fiscale verplichtingen

  Admin Lumina is verplicht persoonsgegevens te bewaren en beschikbaar te stellen aan bevoegde autoriteiten in het kader van fiscale audits, anti-fraudecontroles, en andere wettelijke procedures.

• Marketing en nieuwsbrieven

  Met uitdrukkelijke toestemming kunnen persoonsgegevens worden gebruikt voor het verzenden van nieuwsbrieven, aanbiedingen, uitnodigingen voor evenementen en andere commerciële communicatie. De betrokkene kan zich te allen tijde afmelden of bezwaar maken tegen deze vorm van verwerking.

• Profilering

  Profilering vindt enkel plaats op basis van uitdrukkelijke toestemming en wordt uitsluitend gebruikt voor het personaliseren van communicatie of aanbiedingen. Er worden geen geautomatiseerde besluiten genomen met rechtsgevolgen voor de betrokkene.

• Website-optimalisatie en statistiek

  De website maakt geen gebruik van analytische of trackingtools. Enkel algemene technische informatie zoals het IP-adres of browsertype kan worden geregistreerd door de hostingprovider voor basisfunctionaliteit. Er worden geen cookies gebruikt voor statistiek, marketing of profilering.

• Veiligheid en fraudepreventie

  Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt ter voorkoming van fraude, misbruik, en om de veiligheid van de diensten en systemen te waarborgen. Dit kan bijvoorbeeld door monitoring van verdachte activiteiten.

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk is vereist.

• Financiële en boekhoudkundige gegevens worden conform Belgische wetgeving minimaal zeven jaar bewaard
• Gegevens met betrekking tot klanten en leveranciers worden maximaal vijf jaar na het laatste contact bewaard
• Technische gegevens die automatisch gegenereerd worden door de server worden slechts tijdelijk opgeslagen en niet gekoppeld aan individuele bezoekers

Verzoeken tot verwijdering worden in behandeling genomen, tenzij wettelijke bewaarplichten het bewaren van gegevens vereisen.

Gegevensverstrekking aan derden

Persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening, het voldoen aan wettelijke verplichtingen, of met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

Mogelijke ontvangers zijn onder andere:

• IT- en softwareleveranciers die diensten verlenen op basis van een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG
• Overheidsinstanties zoals de fiscus en sociale zekerheid
• Juridische en fiscale adviseurs
• Beveiligings- en fraudepreventiediensten

Indien persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), worden de nodige maatregelen getroffen conform de AVG, zoals het gebruik van standaardcontractbepalingen of andere passende waarborgen.

Beveiliging van persoonsgegevens

Admin Lumina neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging en vernietiging. Hieronder vallen onder andere:

• Het gebruik van beveiligde verbindingen (SSL/TLS)
• Beperkte toegang tot persoonsgegevens op basis van het need-to-know-principe
• Regelmatige back-ups en updates van systemen
• Informatiebeveiligingstrainingen en geheimhoudingsplicht voor personeel
• Monitoring van systemen om ongeautoriseerde toegang of aanvallen te detecteren

Hoewel alle redelijke maatregelen worden genomen, kan volledige veiligheid niet worden gegarandeerd, mede door de inherente risico’s van digitale communicatie.

Rechten van betrokkenen

Betrokkenen beschikken over uitgebreide rechten op grond van de AVG:

• Recht op inzage: het recht om te weten welke persoonsgegevens worden verwerkt en toegang tot deze gegevens te krijgen
• Recht op rectificatie: het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren
• Recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”): onder bepaalde voorwaarden kunnen persoonsgegevens worden verwijderd
• Recht op beperking van verwerking: indien onjuistheden worden betwist, verwerking onrechtmatig is, of gegevens niet langer nodig zijn
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: het recht om persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen
• Recht op bezwaar: met name tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen of direct marketing
• Recht om toestemming in te trekken: zonder gevolgen voor reeds uitgevoerde verwerkingen

Verzoeken kunnen kosteloos worden ingediend via info@adminlumina.be Deze verzoeken worden binnen 30 dagen beantwoord, tenzij uitzonderlijke omstandigheden meer tijd vereisen.

Cookies en vergelijkbare technologieën

De website van Admin Lumina maakt geen gebruik van trackingcookies, analytische cookies of marketingcookies. Enkel strikt noodzakelijke cookies die vereist zijn voor de correcte werking van de website kunnen door de hostingpartij automatisch worden geplaatst.

Deze noodzakelijke cookies verzamelen geen persoonsgegevens en vereisen daarom geen toestemming van de gebruiker. Aangezien er geen niet-noodzakelijke cookies worden gebruikt, is een afzonderlijk cookiebeleid niet van toepassing.

Indien in de toekomst aanvullende cookies worden gebruikt, zal hierover op transparante wijze worden geïnformeerd, met mogelijkheid tot toestemming of weigering, conform de ePrivacy-richtlijn en AVG.

Wijzigingen in het privacybeleid

Admin Lumina behoudt zich het recht voor dit privacybeleid te allen tijde aan te passen in verband met gewijzigde wetgeving, nieuwe technologieën of gewijzigde diensten. De meest actuele versie wordt steeds gepubliceerd op de website. Bij significante wijzigingen die een impact kunnen hebben op de verwerking van persoonsgegevens, wordt dit expliciet gecommuniceerd naar betrokkenen via e-mail of andere passende communicatiekanalen.

Klachten en toezicht

Indien er klachten zijn over de verwerking van persoonsgegevens of de naleving van dit privacybeleid, kunnen deze in eerste instantie worden ingediend via info@adminlumina.be.

Indien een klacht niet naar tevredenheid wordt afgehandeld, heeft de betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Contactinformatie

Voor vragen over dit privacybeleid, het uitoefenen van rechten of andere privacygerelateerde zaken, kan contact worden opgenomen met Admin Lumina via:

• Email: info@adminlumina.be
• Adres: Hemelseschoot 29, 9160 Eksaarde
• Telefoon: +32 486 48 27 62

Slotopmerking

Dit privacybeleid is opgesteld met inachtneming van de beginselen van transparantie, doelbinding, minimale gegevensverwerking en gegevensbeveiliging, zoals opgelegd door de AVG. Admin Lumina engageert zich ertoe om op zorgvuldige, veilige en verantwoorde wijze om te gaan met persoonsgegevens.